明清時期,縣衙檔案誰來管

2018-08-31 作者:韓李敏 信息來源:浙江省檔案局編研處 瀏覽次數: 字體:[ ]

     有人問:“明清時期,縣衙管檔案的是主簿?典吏還是典史?”我隨口回答:應是典史或是書吏。過后,總覺得不踏實,回頭還是查閱了相關資料。不查不知道,一查還真發現不少問題。

     據現有的檔案權威著作和專家的文章,基本認為:明清時期,基層管理檔案的是主簿或典吏。如果用這個答案來回答明清時期縣衙的檔案管理其實是很不準確的。

     主簿是縣級衙門的官員。從唐代起,縣級開始設置主簿一職,京縣配二人,其他縣配一人,主要是管“勾檢”(文書工作的監督檢查)、監印及部分司法職能。南宋時,縣級主簿“掌出納、官物、銷注、簿書”。所以,在唐宋時期,說縣級主簿分管檔案工作,還是有一定根據的。

     但是,到了明代,縣級主簿的職能發生了根本性的變化。隨著典史一職的出現,明代的縣級主簿,已變成“與縣丞分掌糧馬巡捕之事”,不再承擔衙門內部的管理事務了。

     典史一職是從元代開始出現的,明代沿襲了元代的制度,在縣級衙門中,設置了“典史”一職,其職能就是“典文移出納”,即縣衙的內部管理事務,當然也包括了檔案工作。所以,明代的縣級衙門,如果有分管檔案工作的領導,應該是典史,而不是主簿。

     到了清代,縣級衙門,除了知縣以外,同時又設置縣丞或主簿,輔佐知縣的工作。但是,縣丞和主簿的設置,“因事添革,無定員。”據清代《光緒會典》記載:全國有知縣1303人,縣丞345人,主簿55人。也就是說,全國1300多個縣衙,縣太爺都是配的,縣丞或主簿則只有三分之一的縣有。縣丞、主簿,“分掌糧馬、征稅、戶籍、緝捕諸職”,與檔案工作還是掛不上的。

     清代縣衙,典史是普遍設置的。據《光緒會典》記載,全國縣級設有典史1296人,說明全國的絕大部分縣都設置了“典史”。但是,清代的典史,職掌已與明代大不相同。清代的典史主要是“掌稽檢獄囚。無丞、簿,兼領其事。”也就是典史主管縣里的監察、司法工作。如果該縣沒有縣丞和主簿的,同時也兼管縣丞、主簿的“糧馬、征稅、戶籍、緝捕”職能。所以,清代縣級的“典史”與檔案工作是毫不相干的。

     在明清時期,實際從事檔案工作的是“吏”,而不是“官”。

     在明清時期,官和吏是完全不同的兩個概念。官即官員,是歸屬于朝廷任命的,所以又稱“命官”,有級別,有俸祿,有待遇,可以佩戴頂戴花翎,歸中央政府統一管理調配。吏則不同,吏是政府衙門中的工作人員。在政府衙門中,吏是為官辦事的人。吏歸當地政府和部門管理使用,沒有級別,沒有俸祿,不準佩戴”帽項”。在清代,吏的最長工作年限為五年,所以,現在網上都稱其為“臨時工”。在清代,吏干滿五年,就必須去參加官員的競爭考試。通過考核考試,才能入仕當官。

     在明代,以架閣庫作為檔案部門的代名詞。《大明會典》記載非常明確:從中央到地方的架閣庫,如果設立專職人員,一律稱為“典吏”。所以,明代從事檔案工作的是“典吏”,這是沒有任何爭議的。

     到了清朝,從事檔案工作的仍然是“吏”。但是,是否仍叫“典吏”?

     清朝《會典》對“吏”是這樣分的:在中央機關工作的吏,統稱“書吏”,在地方衙門工作的吏,統稱“典吏”。典吏是對地方吏員的統稱。而實際在各個衙門里,不同的部門和崗位,吏都有約定俗成的稱呼,凡是在衙門中與文字打交道的文職人員,一般都帶個“書”字,稱之為“書吏”、“書辦”和“書役”。在各種官方文書中,說到檔案工作者,也都稱“書吏”、“書辦”或“書役”。如雍正元年《上諭》:“從來各衙門募設書辦,不過令其繕寫文書,收貯檔案。”這里就稱“書辦”。

     由于清代廢除了從宋代以來沿襲了數百年的“架閣庫”制度,檔案管理也由集中管理變為分散管理。衙門中的文職人員,實際上大都承擔了檔案收集保管的職責。下面光緒三年奏折,最能說明當時的現況:“各衙門書役具有承辦案件之責。各衙署設立科房,原系該吏辦公收存案件之所。如有書吏不入科房,并將案卷不收存衙署,攜歸私室等弊,除將該書吏按律懲治外,該管官不行查出,照例議處。”

     由此可知,清代的縣級衙門,檔案工作是由書吏(或稱書役、書辦)們來完成的,但他們不是專職人員,同時兼管了其他各種文書、秘書等工作。

     總之:明清時期,縣衙中檔案一般是由吏來管理的,明代稱典吏,清代稱書吏(或稱書役、書辦)。


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